Zapier vs. Make.com: ROI-Check für Office-Workflow-Automatisierung

Zwei Plattformen, ein Ziel – aber fundamentale Unterschiede im Ansatz

Wenn du Büro-Workflows automatisieren willst, landest du früher oder später bei denselben zwei Kandidaten: Zapier und Make.com. Beide versprechen Zeitersparnis, beide integrieren Hunderte von Apps, und beide haben Free-Tiers, mit denen du sofort loslegen kannst. Der entscheidende Unterschied liegt aber nicht im Marketing, sondern in der Architektur – und die hat direkte Auswirkungen auf deinen ROI, sobald du über einfache Zwei-Schritt-Automations hinausgehst.

Zapier ist die ältere Plattform mit über 8.000 App-Integrationen und einer linearen Workflow-Logik, die sich in Minuten erlernen lässt. Make.com (ehemals Integromat) ist der technisch tiefere Herausforderer: über 3.000 Integrationen, dafür ein visueller Szenario-Builder mit echter Verzweigungslogik, Iteratoren und paralleler Verarbeitung. Je nach deinem Anwendungsfall ist das entweder irrelevant oder entscheidend.

Preismodelle: Was du wirklich zahlst

Hier liegt der offensichtlichste Unterschied, und er geht tiefer als nur die Planpreise. Zapier rechnet pro Task ab – das ist jede einzelne Aktion, die dein Zap ausführt. Make.com rechnet pro Operation, wobei eine Operation jeder durchgeführte Schritt im Szenario ist, inklusive Datentransformationen und Conditional Checks.

Die Abrechnungslogik klingt ähnlich, ist es aber nicht. Eine einzelne Zapier-Task entspricht je nach Workflow-Komplexität zwei bis acht Make-Operationen – trotzdem bleibt Make in der Gesamtbetrachtung deutlich günstiger, weil die Planpreise selbst niedriger angesetzt sind.

• Zapier Free: 100 Aufgaben/Monat – für ernsthafte Workflows zu wenig
• Zapier Professional: ab ca. 18,36 EUR/Monat (bei jährlicher Zahlung ca. 19,99 USD, monatlich ca. 29,99 USD) – lineare Workflows bis ca. 750 Tasks/Monat wirtschaftlich
• Zapier Advanced: 73,50 USD/Monat – für höhere Volumen
• Make Free: 1.000 Operationen/Monat – für erste echte Projekte ausreichend
• Make Core: ca. 9–10,59 USD/Monat mit 10.000 Operationen – hier liegt der Sweet Spot
• Make Pro: 18,82 USD/Monat – für Teams mit komplexeren Multi-Branch-Szenarien

Bei 10.000 Operationen monatlich zahlst du bei Make rund 10,59 USD, bei Zapier im vergleichbaren Tier zwischen 49,99 und 73,50 USD – Make ist also 2,5- bis knapp 7-mal günstiger. Über 12 Monate kann das eine Differenz von bis zu 20.000 USD bedeuten, wenn skalierte Enterprise-Workflows im Spiel sind.

Architektur im Vergleich: Wo die echten Unterschiede liegen

Für einen Entwickler oder System-Architekten ist der Preisunterschied fast Nebensache – die Architektur der Plattform entscheidet, was du überhaupt bauen kannst.

Zapier arbeitet mit einer linearen Trigger-Aktion-Struktur. Ein Trigger löst eine Kette von Aktionen aus, Pfadverzweigungen sind auf maximal zehn Äste pro Path und drei verschachtelte Ebenen limitiert. Das klingt eng, ist für viele Use Cases aber völlig ausreichend und hat einen klaren Vorteil: Die Einrichtungszeit ist minimal, die Lernkurve flach.

Make.com denkt Workflows als Szenarien mit echtem Graphen. Du bekommst:

• Unbegrenzte Routing-Optionen mit ausgefeilter Conditional-Logik
• Iteratoren für Schleifen über Arrays oder Datensätze
• Aggregatoren zum Zusammenführen von Datenpfaden
• Parallele Verarbeitung mehrerer Branches
• Granulare Fehlerbehandlung auf Modulebene
• Native Custom-API-Konfiguration und Webhook-Kontrolle

Wenn du etwa ein Lead-Scoring-System baust, das je nach Herkunftskanal, Unternehmensgröße und letzter Interaktion unterschiedliche Aktionen triggert, stößt du bei Zapier schnell an strukturelle Grenzen. Make.com ist dafür konzipiert. Wenn du hingegen automatisch neue Typeform-Einträge als Trello-Karten anlegen willst, ist Zapier in fünf Minuten eingerichtet – Make würde dasselbe können, aber der Setup-Aufwand ist höher.

Schritt-für-Schritt: Deinen ersten ROI-positiven Workflow aufsetzen

Hier ein konkretes Beispiel, das in beiden Plattformen funktioniert: automatisches E-Mail-Routing und Aufgaben-Erstellung aus eingehenden Support-Anfragen. Der Workflow: Eingehende E-Mail an ein Shared-Mailbox → Kategorisierung nach Betreff → Erstellung eines Tasks im Projektmanagement-Tool → Benachrichtigung des zuständigen Teammitglieds.

In Zapier (für lineare Variante):

• Trigger: Gmail – New Email in Label "Support"
• Aktion 1: Filter – Betreff enthält "Rechnung" → Weiter
• Aktion 2: Notion – Create Database Item mit E-Mail-Details
• Aktion 3: Slack – Send Direct Message an Buchhalter

Setup-Zeit: circa 15 Minuten. Kosten: im Professional-Plan bereits enthalten. Jede ausgeführte Kette zählt als drei Tasks.

In Make.com (für verzweigte Variante mit mehreren Kategorien):

• Trigger: Gmail – Watch Emails (Label "Support")
• Router-Modul: Verzweigung nach Betreff-Keywords ("Rechnung", "Bug", "Rückgabe")
• Branch A: Notion Task erstellen + Slack-Nachricht an Finance
• Branch B: Jira Issue erstellen + Slack-Nachricht an Dev-Team
• Branch C: Freshdesk Ticket + automatische Bestätigungs-E-Mail
• Error Handler: Falls kein Keyword matched → Catch-All-Task in Notion

Setup-Zeit: 45–60 Minuten für einen Entwickler mit Make-Erfahrung. Kosten: im Core-Plan abgedeckt. Jede ausgeführte Kette zählt als fünf bis sieben Operationen – aber du brauchst nur einen Trigger statt drei separate Zaps.

Das ist der strukturelle Vorteil von Make: Komplexität konsolidieren statt multiplizieren. Bei Zapier würdest du für drei Kategorien drei separate Zaps bauen – dreifacher Wartungsaufwand, dreifaches Debugging.

Wann Zapier die bessere Wahl ist

Zapier ist nicht veraltet, nur weil Make günstiger ist. Für bestimmte Profile ist Zapier die überlegene Wahl – und das hat nichts mit Bequemlichkeit zu tun.

Der App-Store-Vorteil ist real: Mit über 8.000 Integrationen deckt Zapier deutlich mehr Nischen-Tools ab als Make. Wenn dein Stack spezialisierte SaaS-Tools enthält, die noch keine offizielle API haben, ist Zapier oft die einzige No-Code-Option. Für Marketing- und Sales-Teams mit Standard-Stacks (Gmail, HubSpot, Notion, Slack, Mailchimp) ist der Preisvorteil von Make hingegen sofort greifbar.

Zapier ist auch die bessere Wahl für Workflows unter 750 Tasks pro Monat, für Teams ohne technischen Hintergrund, die schnell produktiv sein müssen, und für E-Commerce-Automatisierungen mit Shopify, WooCommerce, Stripe oder PayPal – hier hat Zapier tiefere Vorintegration.

EU AI Act und DSGVO: Was du beachten musst

Beide Plattformen verarbeiten in typischen Office-Workflows personenbezogene Daten – E-Mail-Adressen, Lead-Informationen, Kundendaten. Das zieht unmittelbar DSGVO-Pflichten nach sich. Relevante Punkte: Für automatisierte Entscheidungen ohne menschliches Zutun (Art. 22 DSGVO) benötigst du eine explizite Rechtsgrundlage. Bei der Übermittlung von Daten in die USA – beide Plattformen haben US-Server – gilt das Thema Drittlandtransfer. Zapier und Make.com bieten Datenverarbeitungsverträge (DPA) an, die du vor dem Produktiveinsatz abschließen solltest.

Der EU AI Act ist für reine Workflow-Automationen ohne KI-Komponente aktuell nicht direkt anwendbar. Sobald du jedoch KI-Module einkoppelst – etwa GPT-5.4 über die OpenAI-API für automatisierte Textkategorisierung oder Entscheidungslogik – greift ab August 2026 der Hauptteil des AI Acts für Hochrisiko-KI. Wer heute Automations mit eingebetteter KI-Logik für HR, Kreditbewertung oder Sicherheitssysteme baut, sollte die Compliance-Anforderungen bereits in die Architektur einplanen.

So What? Der ROI in Zahlen

Nimm einen durchschnittlichen Knowledge Worker, der täglich 90 Minuten mit manuellen Routineaufgaben verbringt: E-Mails kategorisieren und weiterleiten, Daten aus Formularen in Projektmanagement-Tools übertragen, Status-Updates in mehrere Systeme tippen. Das sind bei fünf Arbeitstagen 7,5 Stunden pro Woche – die genannten 10 Stunden Zeitersparnis sind also konservativ, wenn mehrere Systeme involviert sind.

Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 50 EUR im deutschsprachigen Raum entspricht das 375–500 EUR Opportunitätskosten pro Woche und Person. Make.com Core kostet dich rund 10 USD (ca. 9 EUR) im Monat. Die Amortisation des Setup-Aufwands – angenommen vier Stunden Konfiguration à 50 EUR – ist bei einer eingesparten Stunde pro Tag bereits nach drei Arbeitstagen erreicht. Danach läuft der ROI kontinuierlich positiv.

Der Kostenunterschied zwischen den Plattformen selbst wird erst relevant, wenn du skalierst. Bei einem Team von fünf Personen mit komplexen Multi-Step-Workflows kann der Unterschied zwischen Zapier Advanced und Make Pro über 12 Monate leicht 3.000–5.000 EUR ausmachen. Bei Enterprise-Volumen mit Hunderten von Szenario-Schritten und Iterationen ist die Differenz noch größer.

Hybrid-Setups sind keine Seltenheit: Viele Teams nutzen Zapier für schnelle Marketing-Automationen mit Nischen-Tools und Make.com für die komplexen Operations-Workflows. Das ist keine schlechte Strategie – es erhöht jedoch den Wartungsaufwand, weil du zwei Plattformen debuggen musst.

Fazit: Klare Empfehlung nach Use Case

Für Einsteiger und Teams mit einfachen, linearen Workflows unter 750 Tasks pro Monat ist Zapier die praktischere Wahl. Die niedrigere Lernkurve, die breitere App-Abdeckung und die schnelle Setup-Zeit überwiegen den Preisnachteil, solange das Volumen überschaubar bleibt.

Für alle anderen – und das schließt jeden ein, der ernsthaft skalieren will – ist Make.com der technisch überlegene und wirtschaftlich günstigere Ansatz. Wer Workflows mit Verzweigungslogik, API-Konfiguration, Fehlerbehandlung oder mehr als 5.000 Operationen pro Monat betreibt, bekommt bei Make mehr Kontrolle für deutlich weniger Geld. Der höhere initiale Setup-Aufwand amortisiert sich schnell.

Die konkrete Empfehlung: Starte mit dem Make-Free-Tier und bau deinen komplexesten aktuellen manuellen Workflow nach. Wenn du nach zwei Stunden nicht weiterkommst, weil dir technisches Know-how fehlt, wechsle zu Zapier. Wenn der Workflow steht, hast du damit bereits mehr ROI generiert als mit jedem anderen Tool-Switch des Jahres.