Zapier vs. Make.com: Welches Tool deine Lead-Automatisierung günstiger macht

Wer LinkedIn-Leads automatisiert in Google Sheets oder ein CRM überträgt, zahlt für dieselbe Aufgabe je nach Tool einen fundamental anderen Preis. Make.com kostet ab 9 Euro pro Monat, Zapier beginnt bei 19,99 Euro — und das ist erst der Einstieg. Bei 50.000 monatlichen Automatisierungsaktionen explodiert der Unterschied auf 50 bis 400 Euro pro Monat, je nach Tool. Dieser Artikel zeigt dir, wie der Workflow konkret aussieht, wo die versteckten Kostenunterschiede liegen und welches Tool sich wann rechnet.

Beide Tools lösen dasselbe Problem: Sie verbinden Apps ohne Code. Der entscheidende Unterschied liegt im Abrechnungsmodell. Zapier rechnet task-basiert ab — jede einzelne Aktion im Workflow zählt separat. Make.com nutzt ein Operations-Modell, bei dem größere Verarbeitungsblöcke zusammengefasst werden. Das klingt technisch, hat aber direkte Auswirkungen auf deine monatliche Rechnung.

Die Preismodelle im direkten Vergleich

Zapier bietet im kostenlosen Plan gerade einmal 100 Tasks pro Monat — genug für einen minimalen Testbetrieb, aber für produktiven B2B-Einsatz unzureichend. Der Starter-Plan schlägt mit 19,99 Euro pro Monat an und liefert 750 Tasks. Wer skaliert, zahlt 49 Euro für 2.000 Tasks oder 299 Euro für 50.000 Tasks im Team-Plan.

Make.com startet deutlich großzügiger: Der kostenlose Plan umfasst 1.000 Operationen pro Monat — zehnmal mehr als Zapier. Der Core-Plan kostet 9 Euro und deckt 10.000 Operationen ab. Der Pro-Plan liegt bei 16 Euro für 20.000 Operationen. Das bedeutet: Für ein LinkedIn-Lead-Volumen von 1.000 Leads pro Monat mit einem dreistufigen Workflow (Trigger, Filter, Datentransfer) kommst du bei Make.com bereits mit dem kostenlosen Plan aus, während du bei Zapier sofort in den bezahlten Bereich rutschst.

• Zapier Free: 100 Tasks/Monat
• Zapier Starter: 19,99 €/Monat — 750 Tasks
• Zapier Professional: 49 €/Monat — 2.000 Tasks
• Zapier Team: 299 €/Monat — 50.000 Tasks
• Make.com Free: 1.000 Operationen/Monat
• Make.com Core: 9 €/Monat — 10.000 Operationen
• Make.com Pro: 16 €/Monat — 20.000 Operationen

Der LinkedIn-zu-Google-Sheets-Workflow: Schritt für Schritt

Ein typischer B2B-Lead-Workflow besteht aus mindestens drei Stufen: Trigger (neuer LinkedIn-Lead oder Form-Submit), Datenbereinigung und -anreicherung (Filter, Formatter), und finale Ausgabe in Google Sheets oder ein CRM wie HubSpot. Jede dieser Stufen hat bei Zapier und Make.com unterschiedliche Kostenauswirkungen.

Bei Zapier zählt jeder dieser Schritte als separater Task. Ein simpler dreistufiger Workflow verbraucht demnach 3 Tasks pro Lead. Bei 500 Leads pro Monat wären das 1.500 Tasks — bereits über dem Starter-Kontingent von 750. Du springst in den Professional-Plan für 49 Euro, der 2.000 Tasks enthält. Bei Make.com hingegen werden diese Schritte effizienter zusammengefasst. Konkret bedeutet das: Für denselben Workflow mit denselben 500 Leads bleibst du bei Make.com komfortabel im Core-Plan für 9 Euro.

Ein wichtiger Einwand, den du kennen musst: Zapier zählt Filter, Formeln und bestimmte interne Verarbeitungsschritte teilweise nicht als Tasks. Das macht den Vergleich in der Praxis weniger eindeutig als die nackten Zahlen vermuten lassen. Wer komplexe Bedingungslogik in Zapier aufbaut, spart dadurch unter Umständen Tasks — während dieselben Operationen bei Make.com vollständig in der Abrechnung auftauchen. Teste deinen spezifischen Workflow also immer auf dem kostenlosen Plan durch, bevor du skalierst.

Kostenvergleich bei skalierendem Volumen

Sobald das Automatisierungsvolumen wächst, wird der Preisunterschied drastisch. Laut einer Analyse von ai-rockstars.de kostet die Abwicklung von 50.000 monatlichen Automatisierungsaktionen bei Make.com zwischen 50 und 100 Euro, bei Zapier zwischen 200 und 400 Euro. Das entspricht einer Kostenersparnis von 50 bis 75 Prozent zugunsten von Make.com.

Eine konkretere Fallstudie aus dem B2B-SaaS-Bereich, dokumentiert von marketingautomation.tech, zeigt ähnliche Verhältnisse: Bei einer 12-stufigen Nurture-Kampagne mit 2.000 Leads pro Monat und rund 24.000 monatlichen Operationen kostet Make.com circa 280 Schweizer Franken, Zapier hingegen rund 490 Franken — eine Differenz von 43 Prozent. Wichtig: Diese Fallstudie bezieht sich nicht spezifisch auf LinkedIn-Automatisierung, sondern auf einen generischen B2B-Workflow. Ob LinkedIn-API-Zugriffe die Abrechnung zusätzlich beeinflussen, ist in den verfügbaren Quellen nicht dokumentiert.

• 50.000 Aktionen/Monat: Make.com 50–100 €, Zapier 200–400 € (Quelle: ai-rockstars.de)
• 24.000 Operationen/Monat (B2B-SaaS-Case): Make.com ~280 CHF, Zapier ~490 CHF (Quelle: marketingautomation.tech)
• Kostenfreies Kontingent: Make.com hat zehnmal mehr als Zapier

Benutzerfreundlichkeit vs. technische Flexibilität

Der Preisunterschied kommt nicht ohne Gegenleistung. Zapier ist das benutzerfreundlichere Tool. Die visuelle Oberfläche ist intuitiver, die Einrichtung eines Zaps dauert für einfache Workflows unter zehn Minuten, und der Support ist umfangreicher. Wer kein technisches Hintergrundwissen hat und einen einfachen Trigger-Action-Workflow braucht, ist bei Zapier schneller produktiv.

Make.com setzt auf ein visuelles Szenario-Modell, das komplexere Verzweigungen, Schleifen und Fehlerbehandlung deutlich eleganter abbildet. Wer einen LinkedIn-Workflow mit Bedingungslogik aufbaut — etwa: "Wenn Lead aus DACH-Region, dann in Sheet A; sonst in Sheet B, und bei fehlender E-Mail eine Slack-Nachricht senden" — baut das in Make.com übersichtlicher als in Zapier. Der Lernaufwand ist aber höher. Plane für den ersten komplexen Make.com-Workflow mindestens zwei bis drei Stunden Einarbeitung ein.

Für DSGVO-konforme Setups ist außerdem relevant: Beide Tools transferieren Daten in US-amerikanische Rechenzentren. Bei LinkedIn-Leads handelt es sich in der Regel um personenbezogene Daten (Name, Unternehmen, Kontaktdaten). Gemäß Art. 46 DSGVO benötigst du für den Drittlandtransfer geeignete Garantien — Standard-Vertragsklauseln oder ein EU Data Processing Agreement. Make.com und Zapier bieten beide DPA-Vorlagen an, die du vor dem produktiven Einsatz unterzeichnen solltest.

EU AI Act: Relevanz für automatisierte Lead-Qualifizierung

Wenn dein Workflow über das reine Daten-Routing hinausgeht und KI-gestützte Lead-Qualifizierung oder automatisierte Scoring-Entscheidungen integriert, wird der EU AI Act relevant. Seit August 2025 sind die GPAI-Regeln und Governance-Anforderungen in Kraft. Ab August 2026 greift der Hauptteil des AI Act — inklusive der Regeln für Hochrisiko-KI-Systeme. Automatisierte Entscheidungssysteme im Personalbereich oder bei der Kreditbewertung fallen potenziell darunter. Für einfache Daten-Routing-Workflows zwischen LinkedIn und Google Sheets ist das Risiko gering, aber bei tieferem KI-Scoring solltest du rechtlichen Rat einholen. Strafen bei Verstößen gegen verbotene Praktiken können bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes betragen.

So What? Die ROI-Kalkulation für B2B-Teams

Rechnen wir konkret durch: Ein B2B-Sales-Team mit 500 manuell erfassten LinkedIn-Leads pro Monat braucht bei drei Minuten Erfassungszeit pro Lead 25 Arbeitsstunden monatlich. Bei einem Stundensatz von 50 Euro (Junior Sales) sind das 1.250 Euro Opportunitätskosten — jeden Monat. Zapier kostet in diesem Szenario 19,99 Euro, Make.com 9 Euro. Der ROI beider Tools ist damit identisch hoch: absurd gut. Der Unterschied zwischen 9 und 19,99 Euro ist bei diesem Nutzungsszenario irrelevant.

Relevant wird der Preisunterschied erst ab 2.000 Leads pro Monat oder bei komplexen Multi-Step-Workflows. Wer ein Sales-Team von zehn Personen automatisiert, das täglich 100 Leads qualifiziert und anreichert, landet bei 50.000 monatlichen Operationen — und spart mit Make.com gegenüber Zapier zwischen 100 und 300 Euro monatlich. Auf Jahressicht sind das 1.200 bis 3.600 Euro Differenz, ohne eine einzige Arbeitsstunde zu optimieren. Bei dieser Skalierung rechnet sich die Einarbeitungszeit in Make.com innerhalb eines Monats.

Die dritte Alternative, die du kennen solltest: n8n. Bei gleichen 50.000 Operationen kostet die Cloud-Version rund 50 Euro, die Self-Hosted-Variante ist kostenlos. Für technische Teams mit DevOps-Ressourcen ist n8n die kosteneffizienteste Option. Der Kompromiss: deutlich höherer Setup-Aufwand und keine Out-of-the-Box-Integrationen für LinkedIn.

Fazit: Klare Empfehlung nach Teamgröße und Volumen

Unter 1.000 Leads pro Monat und ohne komplexe Workflow-Logik: Starte mit dem kostenlosen Plan von Make.com. Du bekommst zehnmal mehr Kontingent als bei Zapier, ohne einen Euro zu zahlen. Wer schnell starten und keine Einarbeitung investieren will, nimmt Zapier Starter für 19,99 Euro — der Workflow ist in 15 Minuten gebaut.

Ab 2.000 Leads pro Monat oder bei Workflows mit mehr als drei Schritten: Make.com Core für 9 Euro ist die wirtschaftlich überlegene Wahl. Die Einsparungen gegenüber Zapier übersteigen den Einarbeitungsaufwand ab dem zweiten Monat. Für technische Teams ab zehn Personen mit DevOps-Kapazität lohnt sich ein Blick auf n8n Self-Hosted als Nullkosten-Alternative.

Was du nicht tun solltest: Die Kostenunterschiede allein anhand der Listenpreise beurteilen. Baue deinen spezifischen Workflow auf dem kostenlosen Plan beider Tools nach, zähl die tatsächlich verbrauchten Tasks bzw. Operationen und multipliziere dann mit deinem Monatsvolumen. Erst diese Zahl zeigt dir, in welchem Plan du wirklich landest.