Meeting-Assistent Prompt: 90% weniger Schreibarbeit in 5–10 Punkten

Du willst in fünf Minuten saubere Meeting-Notes statt 60 Minuten Mitschriften? Dieser Prompt presst jeden Call in 5–10 klar strukturierte Punkte und reduziert die Protokollierzeit um bis zu 90 % (verifizierte Fakten; Quelle: Vailor Ideation). Tools wie Otter oder tl;dv liefern das Transkript, der Prompt erzeugt die verwertbare Zusammenfassung.

Die Ausgabe folgt dem Standard: Themen, Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, offene Fragen und nächste Schritte. Integrationen in CRM, Slack oder Google Docs sind gängige Praxis bei Meeting-Assistenten (vgl. Features u.a. bei Read.ai). Ergebnis: weniger Missverständnisse, mehr Transparenz – und eine durchsuchbare Wissensbasis.

ROLE: Du bist ein präziser Meeting-Analyst und Protokollant.

KONTEXT:
- Organisation: (Unternehmenskontext)
- Meeting: (Meeting_Titel) am (Datum), Teilnehmer: (Teilnehmerliste), Ziel: (Ziel_des_Meetings)
- Sprache: (Sprache)

AUFGABE:
- Verdichte das Meeting auf 5–10 prägnante Punkte. Extrahiere: Themen, Entscheidungen, Aufgaben (mit Verantwortlich + Fälligkeit), offene Fragen, nächste Schritte. Optional: Risiken/Hindernisse und kurze Zitate (1–2 Sätze, paraphrasiert).

VARIABLEN (bitte einsetzen):
- (Meeting_Titel), (Datum), (Teilnehmerliste), (Ziel_des_Meetings), (Unternehmenskontext), (Sprache), (Transkript_oder_Stichpunkte), (CRM_Format_optional)

OUTPUT-FORMAT (nur XML zurückgeben, keine Erläuterungen außerhalb des XML):

  
    
    
    
    KI-Protokoll
  
  
    
  
  
    
  
  
    
      
      
      
    
  
  
    
  
  
    
  
  
    
  
  
    
  
  (CRM_Format_optional)


GUARDRAILS:
- Maximal 10 Punkte insgesamt; sei konkret, keine Floskeln.
- Keine Inhalte erfinden. Wenn Daten fehlen, stelle GENAU 2 Klärungsfragen am Ende innerhalb eines -Blocks im XML.
- Keine personenbezogenen Daten oder sensiblen Inhalte in Klartest wiedergeben; paraphrasiere Zitate. DSGVO: Nur das Nötigste, keine Gesundheits-/Privatdaten.
- Datumsformat ISO-8601 (YYYY-MM-DD). Fristen nur, wenn explizit genannt; sonst leer lassen.
- Wenn das (Transkript_oder_Stichpunkte) sehr lang ist, fasse abschnittsweise zusammen und konsolidiere am Ende.

EINGABE:
(Transkript_oder_Stichpunkte)

Beispiel-Antwort (gekürzt):

Q2 Sales & Marketing Sync 2026-03-22 Leitung Vertrieb, Marketing Lead, PM KI-Protokoll Pipeline-Ziele Q2, neues Pricing-Experiment, Launch-Plan DE AB-Preis-Test in DACH ab 2026-04-01 mit 10% Aufpreis für Jahrespläne CRM-Dashboards um Test-Kohorten erweitern Sales Ops 2026-03-29 Landingpage-Texte für DE aktualisieren Marketing 2026-03-27 Wöchentliche Auswertung der Testmetriken in DACH Benötigen wir rechtliche Prüfung für Rabattkommunikation? Kannibalisierung bestehender Monatspläne „Wir priorisieren Qualität der Leads vor Volumen.“ (paraphrasiert)

So verwendest du den Prompt

Mach es einfach und mach es schnell:

• Transkript aus deinem Meeting-Assistenten (z.B. Otter, tl;dv, Read.ai) kopieren.
• Prompt oben 1:1 einfügen, Variablen (Meeting_Titel, Datum, Teilnehmerliste etc.) ergänzen.
• Optional: CRM-Schablone angeben (z.B. „Asana-Task: <beschreibung> – <faelligkeit_iso> – <verantwortlich>“).
• Antwort prüfen, Klarstellungen beantworten, dann erneut generieren für eine saubere Endfassung.
• Export: XML-Blöcke lassen sich stabil in Notion, Confluence oder Google Docs einfügen.
• DSGVO-Hinweis: Für personenbezogene Daten eine DSFA nach Art. 35 DSGVO prüfen; bei Weitergabe an US-Tools auf Drittlandtransfer achten (Standardvertragsklauseln).

Warum dieser Prompt funktioniert

Der Prompt kombiniert Role Prompting (klare Zuständigkeit als Protokollant) mit strikt definiertem XML-Output. Das zwingt das Modell zu präziser Extraktion (Themen, Entscheidungen, Aufgaben, nächste Schritte) statt freiem Fließtext. Guardrails begrenzen Halluzinationen, erzwingen ISO-Daten und drosseln Ausschweifungen auf maximal 10 Punkte. Die optionale CRM-Schablone senkt Reibung beim Handoff in Tools.

Leistungsfähigkeit von KI-Assistenten

Meeting-Assistenten verdichten 60-minütige Meetings regelmäßig in 5–10 strukturierte Punkte und sparen bis zu 90 % manuellen Protokollaufwand – belegt in den herangezogenen Quellen bis 2026 (siehe Vailor Ideation). Laut einer Analyse von VA Staffer reduzieren KI-Zusammenfassungen die Review-Zeit im Vergleich zum Lesen vollständiger Transkripte um bis zu 90 %. Anbieter wie Otter, tl;dv, Grain und Read.ai dokumentieren Sprechererkennung, Echtzeit-Transkription und Integrationen in CRM, Slack und Google Docs in ihren Feature-Seiten.

Regulatorik und Compliance im Fokus

Was bedeutet das für den EU AI Act? Meeting-Assistenten fallen typischerweise nicht in die Hochrisiko-Kategorie. Seit August 2025 gelten jedoch Regeln für GPAI/Transparenz und Governance; ab August 2026 greifen weitere Kernpflichten. Praktisch heißt das: klare Nutzungsinfos, Logging, Datenminimierung und ein Verantwortlicher für KI-Governance. Verstöße gegen verbotene KI-Praktiken können mit bis zu 35 Mio. EUR bzw. 7 % des Umsatzes geahndet werden (je nach Verstoßkategorie).