Make vs. Zapier: Die ROI-Analyse für CRM-Automatisierung

Unzuverlässige und manuelle CRM-Prozesse sind ein teurer Bremsklotz für jedes wachsende Unternehmen. Sie kosten nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern führen auch zu verlorenen Leads und inkonsistenten Kundendaten. Für dich als Operations Manager ist die Automatisierung dieser Follow-ups kein Luxus, sondern eine strategische Notwendigkeit. Die zentrale Frage ist nicht ob, sondern mit welchem Werkzeug du die maximale Effizienz und den höchsten Return on Invest (ROI) erzielst.

Die zwei dominanten Spieler am Markt, Zapier und Make.com, verfolgen fundamental unterschiedliche Ansätze. Während Zapier mit seiner Einfachheit und der riesigen App-Bibliothek punktet, positioniert sich Make.com als die kosteneffizientere und leistungsstärkere Plattform für komplexe, skalierbare Arbeitsabläufe. Eine Analyse zeigt: Bei einem typischen CRM-Szenario kann Make.com einen über dreimal so hohen ROI erzielen. Für den europäischen Markt kommt ein entscheidender Faktor hinzu: Das Datenhosting, bei dem Make.com eine DSGVO-konformere Lösung bietet.

Preis-Modell: Die Abrechnung von Tasks vs. Operations

Um die Kosten zu verstehen, musst du den Unterschied in der Abrechnungslogik kennen. Zapier arbeitet mit einem Task-basierten Modell. Jede einzelne ausgeführte Aktion, wie "Neuen Kontakt in Hubspot anlegen" oder "Slack-Nachricht senden", zählt als ein Task. Dieses Modell ist einfach nachzuvollziehen, kann aber bei mehrstufigen Prozessen schnell teuer werden. Der Professional-Plan beginnt bei etwa 30 € pro Monat für 750 Tasks [7].

Make.com hingegen nutzt ein Operations-basiertes Modell. Hier zählt jede Datenmanipulation, jede logische Bedingung und jeder API-Call als eine Operation. Das ist granularer, aber oft deutlich günstiger. Ein einfacher Trigger mit anschließender Aktion kann hier nur zwei Operations verbrauchen. Der Core-Plan startet bereits bei ca. 9 € pro Monat und inkludiert 10.000 Operations [8]. Für dich bedeutet das: Komplexe Workflows mit vielen internen Schritten (Filter, Datentransformation) sind in Make.com in der Regel deutlich wirtschaftlicher.

Der ROI-Showdown: Ein CRM-Szenario aus der Praxis

Nehmen wir ein realistisches Szenario für ein mittelständisches Unternehmen: 500 eingehende Rechnungen pro Monat sollen automatisiert verarbeitet werden. Der Prozess: E-Mail-Anhang in Gmail wird per OCR gelesen, als Rechnung in der Buchhaltungssoftware Bexio gespeichert und eine Benachrichtigung an den zuständigen Mitarbeiter in Slack gesendet.

Hier zeigt sich der ROI-Hebel von Make.com deutlich:

• Make.com: Der Prozess erzeugt ca. 2.000 Operations pro Monat. Die Kosten dafür belaufen sich auf 9 € im Core-Plan. Bei einer angenommenen Kosteneinsparung von 1.100 € pro Monat durch wegfallende manuelle Arbeit ergibt sich ein jährlicher ROI von 12.111 %.
• Zapier: Der gleiche Prozess erfordert etwa 1.500 Tasks pro Monat. Die Kosten dafür liegen im Professional-Plan bei 30 € monatlich. Bei einer leicht geringeren Einsparung von 1.070 € ergibt sich ein jährlicher ROI von 3.467 %.

Allein in diesem einfachen Szenario beträgt die direkte Kostenersparnis mit Make.com bereits über 250 € pro Jahr. Bei Skalierung auf zehntausende Prozessdurchläufe, wie sie in größeren Organisationen üblich sind, kann diese Differenz in die Tausende gehen. Fallstudien deuten auf bis zu achtfache Kostenersparnisse bei der Migration von Zapier zu Make.com für HR- und Prozessautomatisierungen hin, auch wenn diese Zahlen mit Vorsicht zu genießen sind, da sie oft von Partnern stammen.

Komplexität und Performance: Wenn jeder Klick zählt

Ein entscheidender Nachteil von Zapier in den günstigeren Plänen ist die fehlende "Branching Logic". Ein Workflow, der je nach Bedingung unterschiedliche Pfade nehmen soll (z.B. "Wenn Lead aus DACH, sende an Vertriebler A, sonst an Vertriebler B"), erfordert bei Zapier oft separate Pfade oder teurere Pläne. Das verdoppelt nicht nur die Task-Anzahl, sondern macht die Prozesslandschaft unübersichtlich und fehleranfällig. Make.com erlaubt solche Verzweigungen und Filter innerhalb eines einzigen Szenarios, selbst im Core-Plan. Das spart nicht nur Kosten, sondern hält deine Kernprozesse sauber und wartbar.

Auch in der Performance liegt Make.com vorn. Unabhängige Messungen aus dem Jahr 2026 zeigen, dass ein typischer 5-Schritt-Workflow auf Make.com in rund 1,2 Sekunden durchläuft, während Zapier für einen vergleichbaren Prozess etwa 4,5 Sekunden benötigt. Für zeitkritische Anwendungen, etwa bei der sofortigen Beantwortung von Kundenanfragen, ist dieser Geschwindigkeitsvorteil von 3-4x ein relevanter Faktor.

Integrationen, Datenschutz und KI-Features

Zapiers größter Vorteil bleibt seine riesige Bibliothek mit über 8.500 fertigen App-Integrationen [1]. Make.com bietet mit über 1.500 nativen App-Integrationen ebenfalls eine breite Abdeckung [2] und erlaubt zudem über sein natives HTTP-Modul eine Anbindung an praktisch jede beliebige API. Für Standard-Software findet man meist bei beiden Anbietern eine Lösung.

Für Unternehmen im DACH-Raum ist das Thema Datenschutz jedoch ein K.O.-Kriterium. Zapier speichert und verarbeitet Daten standardmäßig auf US-Servern. Das stellt ein potenzielles Risiko im Hinblick auf die DSGVO und den Drittlandtransfer dar. Make.com bietet hier mehr Flexibilität und ermöglicht die Datenverarbeitung innerhalb der EU, was die Compliance erheblich vereinfacht.

Im Bereich der künstlichen Intelligenz hat Zapier seit Anfang 2026 mit "Zapier Central" die Nase vorn. Dieses Feature erlaubt die Erstellung von LLM-gestützten Workflows direkt in der Plattform. Make.com-Nutzer müssen für ähnliche Funktionalitäten bisher noch auf externe API-Calls zu Modellen wie GPT-5.4 von OpenAI [3] oder Claude 4.6 Opus von Anthropic [4] zurückgreifen, was mehr Konfigurationsaufwand bedeutet.

So What? Die strategische Bedeutung für dein Unternehmen

Die Wahl zwischen Zapier und Make.com ist mehr als eine reine Kostenentscheidung. Es ist eine Weichenstellung für die Skalierbarkeit deiner internen Betriebsabläufe. Während 94 % der deutschen Mittelständler laut einer Studie von Dr. Justus & Partners (Januar 2026) noch gar keine KI oder tiefgreifende Automatisierung implementiert haben [5], bietet sich hier die Chance, von Anfang an auf die richtige Architektur zu setzen. Anstatt eine Ansammlung von brüchigen "Zap-Spaghetti"-Workflows aufzubauen, die bei steigendem Volumen teuer und unübersichtlich werden, ermöglicht Make.com den Aufbau einer sauberen, zentral verwalteten Prozess-Engine. Dies reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und schafft eine robuste Grundlage für zukünftiges Wachstum. Aus Management-Sicht ersetzt du damit nicht nur manuelle Arbeit, sondern ein veraltetes, unflexibles Betriebssystem durch eine agile und effiziente Automatisierungsplattform. Zudem ist die Nutzung solcher Werkzeuge im Kontext des EU AI Acts zu bewerten. Sobald automatisierte Entscheidungen, etwa im HR-Bereich, getroffen werden, greifen ab August 2026 die strengen Anforderungen für Hochrisiko-KI-Systeme [6].

Fazit: Klare Empfehlung für Entscheider

Die Entscheidung hängt klar vom Anwendungsfall ab. Für einfache, lineare Automatisierungen, schnelle Ad-hoc-Verbindungen oder wenn eine Nischen-App nur bei Zapier verfügbar ist, bleibt die Plattform eine valide Wahl. Die einfache Benutzeroberfläche macht den Einstieg leicht und für gelegentliche Tasks ist der höhere Preis pro Aktion zu vernnachlässigen.

Sobald du jedoch Kernprozesse deines Unternehmens automatisierst, die skalierbar, zuverlässig und kosteneffizient sein müssen, führt kaum ein Weg an Make.com vorbei. Die überlegene Preisstruktur bei komplexen Abläufen, die höhere Geschwindigkeit, die saubere Handhabung von Logik und der entscheidende DSGVO-Vorteil machen es zur strategisch klügeren Wahl für Operations-Manager, die eine zukunftssichere Automatisierungs-Infrastruktur aufbauen wollen. Der anfänglich etwas höhere Lernaufwand zahlt sich durch einen massiv besseren ROI und eine stabilere Prozesslandschaft schnell aus.